時間管理大師養成之術
現代人生活繁忙，大量的資訊衝擊，碎片化的時間使我們很難專注在一件事情上面。如何掌握時間，控制時間的自主權，將會是現代人的重要課題，在相同的基礎之下，透過系統化的管理，自律將帶來前所未有的效益。
本篇將告訴你
為甚麼我們時間總是不夠
切碎的時間與資訊，讓我們無法專心致志
智慧型手機的發明，讓人們隨時都在接收資訊，不同於以往在辦公室的作業，我們隨時隨地都可以工作，包括通勤、吃飯，甚至是洗澡時，都可以藉由語音助理協助工作的管理。
而碎片化的資訊，使我們吸收資訊與組織時，常常面臨不完整的狀態。我們必須先體認目前環境的狀態，以及我們面臨到的狀態，方能夠掌握現況，依照現況進行調整。
大多數的時間，我們都在摸魚中浪費
仔細盤點自己的時間，你會發現擁有完整的一小時，是件很奢侈的事情；然而人會習慣以整數計算時間的分配，但大多時候我們會發懶，所以預計整點要做事情，都會拖到 05 分才開始，又會因為想要提早休息，或是剛好幹勁來了，於是又拖延了 5-10 分鐘進行下個任務。
又或是，因為時間極度碎片化，所以我們即便意識到等等有個 5-15 分鐘可以做事，也會讓自己休息，然而我們卻沒有發現，我們一天有好幾個 5-15 分鐘就這麼被浪費掉。
你真的確定，每一項任務的所需時間嗎？
從開頭到現在講的任務，指的是每一段時間，我們要做的事情。這邊的事情不只是工作，包括休息也算是一項任務，每一項任務跟任務間的安排，構成了一日的時間軸，因此，明確的知道每一項任務的所需時間、設定緩衝時間，就會是時間掌控的關鍵。
然而，在學習管理時間之前，我們並不熟悉每一項任務的時間長短，因此常常錯估了任務所需要的量體，碎片化的時間搭載著大量的任務包，使的我們總是覺得時間應該不夠做這件事情，於是我們便會把時間拿去休息一下，一不小心休息太久了，一天也即將要結束。
時間管理的優缺點
明白自身的工作量，分配每日的工作時間
我們總有一堆目標想要完成，卻總嚷嚷著沒有時間去做它，從現在開始，就換我們逆向過來，追趕時間前進吧！因為管理時間就是管理任務，所以在控管時間的同時，我們也可以明白有多少事情還沒有做完，需要花多少時間來建構緩衝期。
有節奏的進行每天的任務
習慣管理時間之後，我們將不受制於制式的時間安排，更多的時候我們會逆向追著時間跑，想要知道明天、後天，下一週的排程，預先知道每一天可以有多少時間做甚麼事情，有節奏地進行每天的任務。
滾動式修改每天的時間分配
因為預先知道工作量，以及安排了突發狀況的緩衝，所以我們對於每天的時間分配，有了基礎信心以及調整的方向，即便遇到臨時的任務，我們依然可以隨著不一樣的狀況滾動式修改。
時刻回頭檢查，其實很煩
因為我們需要預先知道，我們手頭擁有的任務跟時間有多少，所以時不時接需要回頭檢查是不是有其他項目漏掉，或是在有突發狀況、新邀約的時候，我們無法馬上的下決定，一項任務、排程的進入，將會牽連到後續的時間安排。
掌握時間管理的要素
五大要素，結構化一天的生活
要掌握時間管理，首先得盤點我們可用的資源、將要進行分配的項目有哪些。
- 每日可以用的時間
每個人一天都有 24 小時可以使用，扣掉以下的的要素之後，你會發現，每天可以給自己用的時間並不多。 - 既定任務
睡覺、工作、通勤、吃飯、洗澡皆算在既定任務內，自由工作者的既定任務以自由項目計，通常整天的 8-10 小時左右。啊對了，如果有另一半，建議也把陪另一半的時間放在既定任務裡面。 - 自由項目
看書、健身、運動、線上課程、約會與聚會等等，則以自由項目計，自由工作者的工作時間，建議也以自由項目計。自由項目大約會佔整天的 4-6 小時左右。 - 休息時間
在工作項目接工作項目之間，建議安排 5 分鐘休息，以番茄工作法為例，一天大約會需要 5-10 個休息的時間，集合起來約 30-60 分鐘。 - 緩衝時間
因為每天事情絕對會做不完，所以安排 1-3 小時時間，不只是拿來放空，而是作為突發狀況的應變時間，可以視為比較機動的時間，或是不小心休息與工作超時的緩衝。
將大任務化為小任務
超過兩小時的任務，一律都視為大任務。
以找工作舉例，有可能會花到一整天的時間，所以我們必須將任務切割，切個單位最好以 30-60 分鐘計。於是我們可以將找工作分為以下幾個小任務：
- 盤點自我優劣勢（ 30 分鐘）
- 想要的工作類型以及順位（ 30 分鐘）
- 搜尋並儲存相關工作（ 60分鐘）
- 搜尋與分析已儲存職缺之公司（ 60-120 分鐘）
- 依每個公司撰寫不同履歷（還要再細分）
- 撰寫信件、寄信（ 30-60 分鐘）
盤點下來，我們就會很清楚的知道，「找工作」這個項目，需要花大約 5-7 個小時完成，再回頭看看上層的時間表，加上休息時間的扣除，我們可以知道，光是找工作，可能就會耗費 1-2 天的時間完成。
四象限區分輕重緩急
劃一個十字，左邊為急件、右邊為緩件，上半部為重要事項、下半部為不重要。通常急件都是他人要求，緩件為自己給自己的目標。這是很常見的工作項目分類法，也很建議大家可以應用在日常生活中。
通常我會把給每個事件用便利貼寫下來，畫四個象限編號輕重緩急，再按照順序將任務排進每天的行程裡面。並且在便利貼上寫下任務萌生的時間，離建立時間越久遠以前的任務，會越急迫提醒自己優先完成。
穩定心態面對每天的變化
當你開始規劃自己的時間，一定會面對到挫折，以穩定的心態，一步一步的踏實完成，養成習慣是最重要的關鍵。
- 為甚麼我明明安排好了，卻沒有達成。
- 為甚麼那麼多事情，感覺做不完。
- 所以我這樣安排是對的嗎？
有開始就是好事情
剛開始安排任務的時候總是會信心滿滿，安排任務之後，需要強迫自己一定要達成自己安排的事情，例如說我今天計畫要運動，就一定要出門運動，即使你規劃了 1 小時，卻只做到 15-30 分鐘，那也沒關係，要想著：「有開始就是好事情。」
以獎勵與期待，協助完成每天的痛苦
我們總是不想面對工作與任務，藉由小獎勵可以協助自己期待完成一件事。例如早上規劃了起床與工作，如果都有達成的話，中午就獎勵自己吃鱈魚便當。獎勵一定是要超乎日常的好，感謝自己又達成了某項目標。
進階獎勵則可以以存錢為目標，像是買一台相機、或是Switch等等，每達到了一天時間規劃，就存 100 元，最後三個月以後，就拿去買喜歡的東西犒賞自己。
強迫習慣，而成為真正的習慣
一個人養成習慣需要 21 天的連續達成，也就是說，如果我設定要 9 點起床，只要 21 天都在 9 點起床，接下來身體就會習慣在 9 點的時候起床。
回到第一個所說的，有開始就是好事情，藉由對自己的身體下指令：「規定的項目一定要實踐。」我們就可以慢慢養成，「只要自己規劃時間內要做到的事情，就一定會完成」的習慣。
任務管理的 APP 推薦
以上的建議跟想法，如果無法付諸實踐，都將淪為空談，以下推薦幾個日常我們常看到的軟體，還有些新軟體，幫助大家一起成為時間控管達吧！
Google Calendar
這個每個人手機裡面都有的軟體，或成為時間管理基礎的最佳工具！
- 手機觀看：有分週、月、三天與整日時間表看每天的工作項目跟任務，建議以月先規劃一週的進程，再進入一天的時程把每個小時要做的事情安排進去。
- 全平台通用：Google Calendar 在跨平台做的非常好，橫跨 IOS、Android、平板與電腦，基本上連動帳號就可以全平台適用，到哪都可以掌握一日的工作時程。
- 慎用標籤：Google 的標籤顏色很多，且皆為彩度高的顏色，建議使用 4-6 種顏色標籤即可，眼睛會比較舒服點。
Time Tree
適合專案團隊、家人與情人的共用時間管理工具。
- 簡潔介面：比起 Google 高彩度的標籤傷眼睛，Time Tree 的色調偏向日系、柔和的用色，就會很想常常開起來看。另外桌面工具的介面設計也很精美，有半透明的選項唷（大推）！
- 團隊共用：一開始接觸到Time tree，是因為要做大型專案，所以團隊的成員通通都使用 Time tree 作為各部會討論的約定時間工具，在專案結束之後，我也將 Time tree 作為其他專案還有私人的時間管理工具。
- 內建聊天室：Time tree 因為是比較偏向團隊協作的工具，所以在每一個行程內，都有個留言區可以讓工作團隊們交流，我個人使用的話會把留言區作為進度或日程的紀錄與備註。
Trello
以任務為導向，控管時間與每日行程。
- 任務卡牌：以卡牌式管理任務，並可以設定截止時間。個人以看板設置每天早中晚以及任務存放區，完成的任務長按封存，沒做完的任務就會移到下個時段，因為上面都看的到時間的安排，所以很容易知道甚麼任務拖比較久了。
- 簡潔乾淨：在時間管理層面，我會很強調介面的乾淨，因為介面如果不乾淨、東西一堆，很容易就會讓人不想做事。Trello 的介面很乾淨，操作也非常簡易，唯一小小缺點就是要每天看，不然很容易忘記去更新項目。
- 資源指派：Trello 可以指定死線時間與人員，並且可以依照任務性質或緊急程度，幫任務卡片上標籤顏色，若要綜觀資源分配的話，Trello 是非常好的評估工具。
時間塊
記錄每天時間的使用，分析與調整每日狀況。IOS 專屬。
- 時段分割：免費版的時間塊，把一小時分成 2 個 30 分鐘，付費版則可以分成 4 個 15 分鐘，將碎片話的時間更完整單位記錄。在控時則可近乎精準，而不會因為 30 分鐘太大片而不知如何使用。
- 時間分析：日積月累的記錄下來，時間塊提供了分析與篩選的功能，讓你可以在每個禮拜、每個月，回顧自己的時間運用，提供了折線圖與圓餅圖的功能，這是其他專案工具與時間管理工具做不到的，非常推薦大家試用一個禮拜之後回顧看看自己的時間分配。
- 標籤自定義：時間塊的標籤是可以命名的，並可以自定義顏色，極代表你可以按照自己的習慣，無限增加標籤，並且按照自己喜歡的顏色去定義每個標籤的意義。這邊依然要提醒，建議 4-6 個顏色即可，且不要使用大量高彩度，眼睛會不舒服。
小番茄
時間與任務並行的管理工具，亦可以記錄每日行程。
- 以時間塊制定任務：知名的番茄工作法把時間以 30 分鐘為一個單位，協助讓大任務變成小任務，而番茄鐘就是因著番茄工作而生的時間管理工具，以每顆番茄為一個單位獎勵，滿足人類的收集慾望。
- 休息時間記入時段：番茄工作法的 30 分鐘由 25 分鐘專注加上 5 分鐘休息組成，讓我們不用額外記錄休息的時間，並且適當的控制了休息的時間，讓我們長跑自由項目的同時，也不會因為過度專注而疲乏。
- 白噪音、杜絕APP：小番茄額外還有白噪音的介面，可以在工作的時候背景釋放白噪音協助專心；另外也設置杜絕 APP 的功能，如果工作到一半想要去滑其他軟體，將會被禁止，以達到百分百的專心。
再多的工具都是方法論，惟有實踐執行，才能夠控管放飛的時間，掌握自己的人生。
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